Digitales Dokumentenmanagement erleichtert die Unternehmensführung
Es soll tatsächlich noch Behörden, Firmen und Unternehmen geben, die auf die gute alte Registratur schwören. Nicht schlimm, aber sehr zeitaufwendig. Warum? Weil hier Dokumente vorwiegend in Papierform oder auf Mikrofilm an einem zentralen Ort abgelegt und von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern verwaltet werden. Was nichts anderes bedeutet, dass die Suche und Bereitstellungen von Dokumenten auf eine gut organisierte Ablage sowie auf ein gutes Gedächtnis der Mitarbeiter angewiesen ist. Darüber hinaus muss für die Anforderung von Dokumenten ein Vorgang erstellt werden, der wiederum zeitintensiv ist. Wenn man über ein Universalgenie mit enormem Erinnerungsvermögen verfügt, das auf Zuruf die richtigen Unterlagen zur Hand hat, herzlichen Glückwunsch. Aber was ist, wenn diese Person erkrankt oder aus dem Dienst ausscheidet? Richtig, dann entsteht Chaos. Besonders, wenn wichtige Unterlagen sofort benötigt werden. Dann beginnt das große Suchen. Eine Situation, die jeder, der in einem Büro arbeitet, kennt. Abhilfe kann hier ein digitales Dokument Management schaffen.
Dank einer digitalen Infrastruktur, die in vielen Ländern bereits effektiv genutzt wird, erhält mit der Zeit auch hierzulande der Begriff digitales Dokument Management eine zunehmende Bedeutung. Natürlich ist es schwer, von alten Gewohnheiten abzuweichen. Größter Verlust ist wahrscheinlich der anstehende Verzicht auf den Plausch mit der Mitarbeiterin oder dem Mitarbeiter der Registratur sowie der frisch aufgebrühte Kaffee bis zum Aushändigen der erforderlichen Dokumente. Doch um ein wichtiges Dokument zur rechten Zeit zur Hand zu haben, bedarf es heutzutage nicht mehr eines hemdsärmeligen Archivars. Software und Weiterbildung heißen die schlimmen Worte, die unflexible Mitarbeiter ins Schwitzen bringen. Doch keine Angst, benutzerfreundliche und leicht erlernbare Programme, die sich auch problemlos in vorhandene Infrastrukturen einfügen lassen, erleichtern den Umstieg ins Zeitalter der digitalen Dokumentendokumentation. Natürlich hat die Datensicherheit höchste Priorität, wenn es um sensible Daten geht. So ist es bei einem digitalen Dokumentenmanagement nur Berechtigten nach genau definierten Kriterien möglich auf zentral gespeicherte Daten zuzugreifen. Und das von jedem Ort. Darüber hinaus ermöglicht ein derartiges System auch die Änderung, Ergänzung sowie die Aktualisierung durch autorisierte Personen. Gleichzeitig werden diese Vorgänge zeitgenau mit Nennung des Zugriffsberechtigten sowie Datum und Uhrzeit erfasst.
Vornehmliche Aufgabe des digitalen Dokumentenmanagements ist die zentrale Verwaltung aller geschäftsrelevanten Dokumente in digitalisierter Form. Natürlich besteht auch die Möglichkeit, alte Datenbestände in Papierform einzuscannen und somit dem Verwaltungssystem zuzuführen. Ein weiterer Vorteil der datenbankgestützten Dokumentenverwaltung ist der jederzeitige dezentrale Zugriff nur durch zugangsberechtigte Personen. Alle geschäftlichen Abläufe und Tätigkeiten werden digital dokumentiert und erleichtern letztlich auch die Unternehmensführung. Hierbei spielt die Größe des Unternehmens keine Rolle, da es für jede Unternehmensgröße die passenden Programme gibt. Von der Start- bis zur Businessversion sind derartige Programm durch entsprechende Module sowohl für Start-ups als auch gestandene Unternehmen einsetzbar.